En tant que planificateur de réunions et propriétaire d’un DMC, je m’efforce depuis mars 2020, comme nous tous, de m’adapter rapidement à la nouvelle normalité (temporaire) du secteur des événements et des voyages.
La plupart de mes affaires ont été annulées ou reportées à 2021/22 ou se sont tournées vers le « virtuel ».
Laissez-moi vous expliquer. Nous sommes spécialisés dans les programmes de récompense par le biais de voyages d’équipe dans des endroits uniques, avec des programmes uniques, des lancements de ventes et des conférences de destination. Inutile de dire que dans chaque mot de la description ci-dessus, il y a une rature, un arrêt complet de l’activité à cause de COVID-19 (voyages d’équipe, conférences à destination, événements F2F en général).
Alors comment nous sommes-nous adaptés ? Survécu ? Tout d’abord, nous sommes une entreprise solide, dont la structure évolutive a permis de maintenir des coûts opérationnels faibles, sans affecter le service client ou les relations avec les fournisseurs. Mais cela ne suffit pas. La résilience est pour une bonne part dans nos efforts continus pour apporter à nos clients des solutions viables pour tous. Mais il y a aussi l’espoir, l’espoir que nous nous souviendrons, en tant que communauté, de ce que c’est que d’être vraiment « ensemble » et que nous reviendrons au « voyage » pour cimenter cette « unité ».
Naturellement, les événements virtuels sont devenus la solution temporaire la plus évidente à la situation sanitaire actuelle dans le monde.
En tant qu’organisateur de réunions, nous avons donc fait ce que nous faisons le mieux : nous avons recherché des « lieux virtuels » et des plates-formes pour répondre au mieux aux besoins de nos clients et donner à leurs sponsors et exposants la même liberté de communication que s’ils le faisaient en face à face dans un hall d’exposition ou dans l’espace de réunion d’un hôtel.
Nous avons ensuite dû nous assurer que les orateurs disposaient d’outils leur permettant de préenregistrer leurs sessions ou de les diffuser en direct (avec tous les problèmes techniques que ce type de configuration peut entraîner).
Et nous avons dû mélanger tous les ingrédients et créer la colle et l’alchimie qui maintiennent l’ensemble de l’événement, de la même manière que nous planifierions la logistique de tout pour un événement F2F (campagne de marketing, création et conception de swag + mise en œuvre, réunions hebdomadaires avec les intervenants, coaching pour les sponsors du stand virtuel, etc. etc.)
Alors, quelle est la différence entre un événement virtuel et un événement en face à face, vraiment ? Et n’est-ce pas de toute façon un meilleur modèle pour l’avenir ?
Les événements virtuels sont plus rentables, du moins c’est ce que l’on pourrait croire (pas de chambres d’hôtel, pas de repas, pas de transport), laissent une empreinte carbone (légèrement) moins importante (pas de voyage), demandent moins de temps hors de la base pour les participants et les orateurs, et moins de frais à dépenser avec leur entreprise ou de leur propre poche. Wow, c’est idéal pour les organisateurs, les sponsors et les participants, vraiment !
Attends… Pas si vite…
Le succès d’une conférence est réellement noté par son retour sur investissement. Combien de participants vont utiliser les produits commercialisés lors de la conférence ? La génération et la transformation de prospects est le graal des organisateurs.
La génération de leads sera-t-elle différente lors d’un événement virtuel que lors d’un événement F2F ? Quelles sont les différences fondamentales entre le virtuel et le F2F qui pourraient avoir un impact sur la génération et la transformation des prospects ?
Il est trop tôt pour tirer des données des grands événements virtuels, mais en se basant sur la psychologie simple, il est facile de voir que le contact humain direct et l’interaction humaine ont une force émotionnelle supplémentaire avec laquelle les événements virtuels ne peuvent pas rivaliser. Lors d’événements virtuels, il est facile pour un participant d’ignorer toute interaction et de passer à côté des indices émotionnels et de l’attachement qui l’inciteront à choisir un produit plutôt qu’un autre.
Laissez-moi vous expliquer.
Vous êtes invité à une conférence ou à un lancement des ventes au Cap, en Afrique du Sud, à Lima, au Pérou, à Marrakech, au Maroc ou à Paris, en France… Votre intelligence émotionnelle influencera instantanément vos choix, car vous aurez un « Total Recall » de tous vos sens lorsqu’il s’agira de faire un choix, de le mettre en œuvre et de le rendre durable.
Dans la réalité virtuelle, ce « Total Recall » n’existe pas vraiment. Vous n’êtes pas émotionnellement attaché à quoi que ce soit et il y a très peu d’éléments associés au souvenir d’une session délivrée par un orateur autre que le contenu même de la session. Ainsi, il n’y aura que très peu ou pas d’association ou d’attachement émotionnel avec un produit ou un intervenant.
Sur le long terme, « Total Recall » reste avec vous avec plus ou moins de précision, mais ça colle ! (ne vous souvenez-vous pas d’une odeur particulière, d’un goût particulier, d’un son particulier et ne l’associez pas immédiatement à un lieu et/ou une action) ?
Les événements virtuels ne donneront pas à votre public cet outil puissant pour se souvenir de vous. Ainsi, il semble que les événements virtuels vous laisseront un impact moins durable avec peut-être un moindre potentiel de retour sur investissement, car ils ne seront pas nécessairement associés à un souvenir agréable et riche en rappels des 5 sens.
Il serait intéressant de créer des études sur le sujet, je suis sûr qu’il y en aura. En attendant, je pense que l’on peut affirmer sans risque de se tromper que les économies que les entreprises peuvent réaliser aujourd’hui avec les événements virtuels (si économies il y a, car certains événements virtuels peuvent également coûter très cher avec une plateforme interactive totale), ne garantissent pas un retour sur investissement égal ou supérieur à celui des événements F2F.
Ainsi, si nous sommes là pour aider nos clients à mettre en place et à gérer leurs événements virtuels, pendant cette situation de pandémie, nous sommes également là pour leur rappeler qu’après l' »ère virtuelle », il est important de se rappeler ce qui fait de nous des êtres humains et ce qui compte vraiment pour toute communauté et toute entreprise : partager des idées, des sourires et des émotions avec le monde réel et la diversité de notre planète pour un impact durable.
Vous vous souvenez que nous avons dit que les événements virtuels sont meilleurs parce qu’ils laissent une plus petite empreinte carbone… peut-être, mais qu’en est-il de la perte pour tous les petits vendeurs et entreprises du monde entier. Qu’en est-il de l’agriculteur durable au Maroc qui approvisionnait l’hôtel ou le restaurant local où vos participants pouvaient séjourner ou dîner, et qui ne peut plus subvenir aux besoins de sa famille ? Qu’en est-il du chauffeur responsable au Pérou qui ne vous conduira pas de l’aéroport à votre hôtel et qui ne pourra plus envoyer ses enfants dans une bonne école ? Qu’en est-il des défenseurs de l’environnement en Afrique du Sud qui luttent chaque jour contre le braconnage dans la réserve de Pilanesberg et qui comptent sur l’argent de l’écotourisme pour financer leurs efforts, un programme que vos participants pourraient faire comme une excursion parallèle à votre conférence ? Qu’en est-il de tout cela ? Voilà la véritable empreinte de désastre que les événements virtuels laisseront à long terme partout sur la planète si le modèle se poursuit tel quel.
L’avenir nous le dira, mais je crois que les événements F2F et les voyages seront de retour parce que l’économie mondiale en a besoin, parce que nous, en tant qu’êtres humains sociaux, en avons besoin. Nous serons certainement plus conscients de la manière dont les événements doivent être durables, mais la RÉALITÉ l’emportera toujours sur le VIRTUEL, à chaque fois !
Alors, vous vous rappelez quand nous étions des voyageurs ? De la même manière que nous sommes là pour vous aujourd’hui, pour vous aider à créer et à gérer vos événements virtuels temporaires, lorsque vous serez prêt à voyager à nouveau et à faire en sorte que vos équipes et vos clients se reconnectent avec le monde réel, osez être différent, contactez-nous et choisissez iTEAM-DMC : We’ll Make it Happen !